SYNDIC – Le bon déroulement d’une AG de Copropriété
Obligatoire au moins une fois par an, l’Assemblée Générale de copropriété (ou AG de copropriété), offre l’occasion de valider divers sujets liés à la gestion de la copropriété par le biais des votes des copropriétaires ou de leurs mandataires. Ces sujets englobent non seulement les questions courantes de la vie en copropriété, mais également les prévisions budgétaires et les travaux de l’immeuble. Nos experts vous expliquent tout sur le bon déroulement d’une AG de copropriété…
Le choix de la date et du lieu
Elles ont lieu soit dans les locaux du syndicat de copropriétaires, soit dans une salle louée pour l’occasion, avec des règles spécifiques telles que la localisation dans la commune de l’immeuble, sauf disposition contraire dans le règlement de copropriété. Les copropriétaires peuvent également y participer sans être présent en étant représenté via un pouvoir, ou en adressant son formulaire de vote par correspondance complété et signé.
Le choix de la date et de l’heure de l’AG est crucial pour assurer la participation de la majorité des copropriétaires. Ces éléments sont fixés par le syndic en accord avec le conseil syndical ou les représentants des copropriétaires, souvent en fin de journée ou en soirée pour convenir au mieux aux disponibilités des participants.
La durée
La durée d’une assemblée générale de copropriété varie considérablement d’une AG à l’autre ; plusieurs facteurs entrant en ligne de compte :
- La taille de l’immeuble.
- Le nombre de lots.
- Le nombre et la complexité des questions à l’ordre du jour.
- Les divergences dans les discussions entre les copropriétaires et les mandataires.
La feuille de présence
Chaque copropriétaire est invité à assister à l’assemblée générale de sa copropriété.
Au début de la séance, les copropriétaires présents physiquement ainsi que les mandataires doivent signer une feuille de présence établie par le syndic. Cette feuille inclut également les copropriétaires ayant voté par correspondance ou participant via d’autres moyens électroniques, prévus à cet effet.
La feuille de présence mentionne leur nom, domicile et leur quote-part (tantièmes définis dans le règlement de copropriété), avec éventuellement l’heure d’arrivée en cas de retard. La feuille de présence et les mandats sont annexés au procès-verbal, sans quoi l’AG est considérée comme nulle.
La désignation du président de séance
C’est l’étape qui marque le début de l’assemblée générale : la désignation du Président de séance, accompagné d’un ou plusieurs scrutateurs. Le Président est élu à la majorité simple des voix des copropriétaires présents ou représentés. Le syndic de copropriété ne peut pas assumer le rôle de Président de séance, mais il est élu pour remplir la fonction de secrétariat pendant l’AG.
L’ordre du jour
L’ordre du jour détermine les sujets abordés lors de l’assemblée générale, et les copropriétaires doivent débattre de chaque point inscrit.
Les sujets sont discutés séparément pour permettre un vote sur chacun d’eux. Ainsi, tout sujet non prévu à l’ordre du jour ne peut être soumis au vote ultérieurement. Il est donc essentiel d’inscrire tous les points à débattre pour éviter la nécessité d’une assemblée générale extraordinaire par la suite.
Le processus de vote en assemblée générale
Une assemblée générale de copropriétaires amène forcément à un processus de vote. Les copropriétaires et leurs mandataires peuvent voter « POUR » ou « CONTRE » chaque décision ou s’abstenir de voter.
Le vote se réalise le plus souvent à main levée afin d’identifier les copropriétaires qui ont voté et de comptabiliser correctement leurs voix. Le résultat est basé sur la règle de majorité : simple, absolue, double ou unanimité, selon l’objet du vote.
Il est important de noter que chaque copropriétaire possède un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantième (ou millième). Par exemple, un copropriétaire avec 100 millièmes possède 100 voix lors du vote. Un copropriétaire avec une quote-part supérieure à la moitié est majoritaire à lui seul. Son vote ne peut cependant pas excéder 50% des voix.
Il n’est pas possible de voter sur des points qui ne seraient pas inscrits à l’ordre du jour, mais rien n’empêche les copropriétaires d’examiner les questions non inscrites sans toutefois qu’une décision soit prise. En général, les questions diverses sont abordées à la fin de l’AG.
Le saviez-vous ? Dans le cadre d’un votre par correspondance, le copropriétaire a jusqu’à trois jours avant la date de l’assemblée générale pour envoyer son vote au syndic de copropriété, soit par courrier postal, soit par e-mail, soit par remise en mains propres au syndic.
Rédaction du procès-verbal
À la fin de la réunion, le président lève la séance et le procès-verbal est signé par le syndic, le président et les éventuels scrutateurs.
C’est généralement le secrétaire de la séance, c’est-à-dire le syndic de copropriété, qui a pour rôle de rédiger le procès-verbal. Ce document ne reprend pas le détail des discussions, il retranscrit le résultat des votes à l’ordre du jour (décompte des voix), avec l’intitulé de chaque question votée.
Ce procès-verbal comprend le nom des copropriétaires qui ont voté contre, ou qui se sont abstenus. En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal en fait état. Il est ensuite signé par le président de séance, le syndic de copropriété, ainsi que les scrutateurs : il peut être établi dès la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’AG.
Ce document est très important et résume l’intégralité des échanges en assemblée Générale de copropriétaires. Il conclut la séance et doit être envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires opposants, absents, ou défaillants en cas de vote pas correspondance.
Vous en savez maintenant plus sur le processus d’une assemblée générale de copropriété. Les gestionnaires de copropriété Safi Méditerranée restent disponibles pour vous informer de toutes vos démarches en tant que copropriétaires. N’hésitez pas à les solliciter.
