Syndic – Bonnes pratiques pour un Conseil Syndical performant

Le conseil syndical joue un rôle crucial dans la gestion des copropriétés. Bien qu’il puisse être perçu comme une simple formalité administrative, un conseil syndical performant peut faire toute la différence pour garantir une gestion harmonieuse et efficace de la copropriété. Dans cet article, nous allons explorer les bonnes pratiques qui permettent au conseil syndical de fonctionner au mieux dans l’intérêt de tous les copropriétaires et en partenariat avec le syndic.

Qu’est-ce qu’un Conseil Syndical ?

Le conseil syndical est une instance composée de copropriétaires élus lors de l’assemblée générale. Il sert d’intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic, assurant une communication fluide et une gestion efficace des affaires courantes de la copropriété.

Pour être éligible au conseil syndical, il faut remplir certaines conditions :

• Être copropriétaire : Seuls les copropriétaires peuvent être membres du conseil syndical.
• Ne pas être salarié du syndic : Cette règle garantit l’indépendance des membres.
• Avoir l’accord de l’assemblée générale : L’élection des membres se fait de manière individuelle (chaque candidat étant évalué séparément), à la majorité absolue de l’article 25, ce qui nécessite l’approbation de plus de la moitié des voix de tous les copropriétaires (absents, présents ou représentés lors de l’assemblée générale).
Si une proposition recueille au moins 1/3 des voix, un second vote est réalisé cette fois-ci à la majorité simple de l’article 24 (voix des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance lors de l’AG).
Si aucun candidat n’atteint la majorité ou si personne ne se présente, le syndic ou un copropriétaire peut demander l’intervention du tribunal. Ce dernier a alors pour mission de désigner les membres du conseil syndical ou de constater qu’il est impossible de constituer un tel conseil.
Enfin, il est possible qu’aucun conseil syndical ne soit désigné. Selon l’article 26, les copropriétaires peuvent, en effet, décider de ne pas instaurer de conseil syndical. Mais, même si c’est une éventualité, cela reste une erreur.

Le saviez-vous ? C’est le règlement de copropriété ou l’assemblée générale des copropriétaires qui détermine le nombre de membres du conseil syndical. Cette décision s’adopte à la majorité simple de l’article 24.

Identifier les profils idéaux

Un conseil syndical performant est composé de membres aux profils variés et complémentaires. Bien qu’aucune qualification spécifique ne soit requise pour siéger au conseil syndical de copropriété, il est judicieux de choisir des membres possédant quelques qualités et compétences :

• Disponibilité : Les membres doivent pouvoir consacrer du temps à la gestion des affaires de la copropriété.
• Présence effective : idéalement on va rechercher des copropriétaires occupant leurs logements plutôt que de simples détenteurs de lots moins impliqués comme des caves ou des parkings. En effet les occupants quotidiens de l’immeuble, vivant sur place, perçoivent directement les éventuelles problématiques et sont plus enclins à informer le syndic rapidement.
• Compétence technique : Une connaissance de base dans les domaines juridiques, techniques et comptables est un sérieux atout.
• Esprit de collaboration : Travailler efficacement en équipe est essentiel pour une prise de décision harmonieuse.
• Capacité de communication : Les membres doivent être capables de communiquer clairement et efficacement entre eux, avec les copropriétaires et avec le syndic.

Le cas du Président du Conseil Syndical

Le Président du conseil syndical endosse des responsabilités spécifiques.
Par exemple, il peut demander au syndic de convoquer une assemblée générale. Le syndic a alors huit jours pour répondre. Si le syndic ne répond pas ou refuse de convoquer l’assemblée, le président du conseil syndical a le droit de le faire lui-même.
En outre, le président peut recevoir des délégations de pouvoir à travers le conseil syndical. Cette possibilité représente un avantage significatif apporté par la loi ELAN, renforçant le rôle et l’influence du président au sein de la copropriété. Ainsi, sur une délégation expresse de l’AG, il peut engager une action en justice contre le syndic en cas de négligence ou d’inaction de sa part, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires.
Le président du conseil syndical est choisi parmi ses membres, généralement après la fin de l’assemblée générale des copropriétaires. Dès la constitution du conseil, celui-ci peut se réunir et élire son président. Il est essentiel d’informer le syndic de cette élection par écrit pour assurer la transparence et la traçabilité de cette désignation.

Sa voix compte-t-elle double en cas d’égalité ?

Si une décision importante repose sur une délégation de pouvoir, et que les votes aboutissent à une égalité, le président a le privilège de trancher en prenant la décision finale.
Cependant, dans les situations courantes au sein du conseil syndical, la voix du président ne compte pas double. Bien qu’il soit un membre essentiel du conseil, sa voix a la même valeur que celle des autres membres en temps normal. Ce dispositif vise principalement à simplifier la prise de décisions lors de situations spécifiques nécessitant une délégation de pouvoir.

BON A SAVOIR

La responsabilité des membres du conseil syndical est individuelle. Puisque le conseil ne possède pas de personnalité juridique propre. Si vous pensez qu’une décision du conseil syndical a été mal prise et a causé un préjudice à la copropriété, il est de votre droit d’identifier et de poursuivre en justice le ou les membres responsables, pas le conseil dans son ensemble.
Dans un tel scénario, l’action en justice se dirige individuellement contre les membres du conseil. En effet, précisons que chaque membre du conseil syndical peut engager sa responsabilité civile ou pénale dans l’exécution de sa mission. Par exemple, en cas de manque de contrôle de la gestion du syndic ou de dépenses non autorisées.

C’est pourquoi la loi ELAN exige que les membres du conseil syndical possèdent une assurance responsabilité civile. Notez bien que les frais d’assurance ne sont pas à la charge des membres individuellement, mais du syndicat des copropriétaires. Puisque le conseil agit au bénéfice de la communauté.

Règles de Fonctionnement

En assemblée générale, le conseil syndical doit :

• Présenter un rapport moral de gestion : Ce rapport résume les activités et décisions prises durant l’année écoulée. Ce document est essentiel pour valoriser le travail du conseil et maintenir une totale transparence.
• Soumettre les propositions : Les décisions importantes doivent être présentées aux copropriétaires pour approbation.
• Veiller à la tenue des procès-verbaux : Les discussions et décisions doivent être consignée correctement.

Le reste du temps, le conseil syndical doit :

• Être l’intermédiaire entre copropriétaires et syndic : Il facilite la communication et résout les éventuels conflits.
• Tenir des réunions régulières (et rédiger des comptes-rendus détaillés) : Pour suivre l’évolution des dossiers et préparer les assemblées générales.
• Suivre les travaux et interventions : S’assurer que les travaux de maintenance et les interventions sont réalisés correctement.
• Gérer les budgets : Suivre de près les finances de la copropriété pour éviter les dérives budgétaires. Cela passe par le contrôle de la gestion du syndic et des comptes de copropriété : suivi de la comptabilité, analyse de la répartition des coûts, examen de contractualisation et de mise en œuvre des accords, surveillance de la mise en œuvre du budget prévisionnel.
• Prendre des décisions : l’assemblée générale fixe un seuil financier au-delà duquel la consultation du conseil devient obligatoire. Ce dispositif oblige le syndic à solliciter l’avis du conseil syndical avant de réaliser des dépenses excédant le montant fixé. Ainsi, le seuil approuvé en AG assure que le syndic ne prend pas de décisions unilatérales concernant les dépenses, contribuant à une gestion plus rigoureuse des charges de copropriété.
• Donner son opinion concernant la mise en concurrence des prestataires : que ce soit pour l’entretien régulier de la copropriété ou pour des travaux spécifiques.

Qu’en est-il de la rémunération de ses membres ?

Le rôle des membres du conseil syndical est bénévole. Cependant, ils peuvent prétendre au remboursement des dépenses engagées dans l’exercice de leur mission, à condition que ces dépenses restent raisonnables et justifiées. En voici quelques exemples :

• Rédaction et envoie de courriers, appels, etc.
• Impressions de comptes-rendus de réunions
• Déplacements chez le syndic ou pour rencontrer des entreprises
• Consultation d’un expert
• Abonnement à des associations ou magazines

Les frais engagés pour les missions du conseil syndical sont classés dans les charges courantes d’administration et répartis selon les millièmes. Le syndicat les prend en charge et le syndic les règle.
L’AG peut prévoir un budget spécifique pour couvrir les frais des conseillers syndicaux nécessaires à l’exécution de leurs missions.

Derniers conseils pour un Conseil Syndical performant

• Impliquer tous les membres : Chaque membre doit participer activement et apporter sa contribution.
• Communiquer régulièrement avec les copropriétaires : Une bonne communication évite les malentendus et maintient un climat de confiance.
• Se former en continu : Participer à des formations et s’informer sur les évolutions législatives et techniques.
• Utiliser des outils de gestion modernes : Des logiciels de gestion peuvent faciliter le suivi des dossiers et la communication interne.
• Proposer un « code de bonne conduite » lors d’une AG : ce code vise à définir explicitement les responsabilités et le mode de fonctionnement du conseil syndical. En effet, cette démarche s’avère très utile pour les nouveaux copropriétaires.

Le Conseil Syndical est un partenaire incontournable dans la gestion de la copropriété puisqu’il incarne la voix des copropriétaires et contribue à l’harmonie de la vie collective. Il est donc le pilier d’une copropriété bien gérée.

Depuis plus de 30 ans, Safi Méditerranée est là pour vous accompagner et vous offrir son expertise, garantissant une collaboration fructueuse et une gestion optimisée de votre copropriété. Ensemble, construisons une copropriété où il fait bon vivre.